Como trocar de contador sem parar a empresa

Muita empresa fica anos com um contador que não atende mais o que ela precisa, só por achar que trocar vai dar trabalho, gerar multa ou parar o negócio. Na prática, a troca bem feita é organizada, leva algumas semanas e você quase não participa. O que dá trabalho é a troca feita às pressas.

Sinais de que chegou a hora

• você descobre o valor do imposto no dia do vencimento;
• as dúvidas demoram dias para ser respondidas, ou voltam com respostas genéricas;
• ninguém nunca revisou o seu regime tributário desde a abertura da empresa;
• você recebe o balanço, mas não sabe o que ele diz;
• apareceram multas por obrigação entregue fora do prazo.

Antes de avisar o contador atual

Leia o contrato. A maioria dos contratos de prestação de serviço contábil prevê um aviso prévio, geralmente de 30 a 60 dias, e define quais serviços o escritório atual ainda entrega no período. Isso evita cobrança inesperada e deixa claro quem fecha qual mês.

Também vale confirmar se há honorários em atraso. Pendência financeira não impede a troca, mas é melhor resolvê-la antes para que a entrega de documentos aconteça sem atrito.

Qual o melhor momento

Qualquer mês funciona, mas a virada de um mês fechado facilita: o contador atual entrega a apuração e as obrigações daquele mês, e o novo começa do seguinte. A virada de ano é ainda mais limpa, porque coincide com o encerramento do exercício e com o momento de rever o regime tributário.

O que o novo escritório precisa receber

• livros contábeis e balancetes dos últimos exercícios;
• declarações e obrigações acessórias entregues;
• guias pagas e parcelamentos em andamento;
• folha de pagamento, com cadastro dos funcionários e eventos do eSocial;
• contrato social e alterações;
• acessos: procurações eletrônicas na Receita Federal, cadastro na prefeitura e no estado, certificado digital.

A entrega de documentos entre escritórios deve ser feita com protocolo, para que fique registrado o que foi recebido.

Como fazemos a troca na Conceitual

1. Conversa inicial. Entendemos a empresa, o regime atual e o que incomoda no atendimento de hoje.
2. Pedido dos documentos. Nós falamos com o escritório atual. Você não precisa intermediar a conversa.
3. Conferência. Checamos obrigações, parcelamentos e pendências nos portais do fisco antes de assumir, para que nenhum problema antigo vire surpresa.
4. Assumimos a rotina. A empresa não para, e a primeira revisão de regime já vem junto.

Perguntas rápidas

O contador atual pode se recusar a entregar os documentos?

Não. Os documentos e livros são da empresa. O que se discute, às vezes, é o prazo e a forma da entrega, por isso o protocolo é importante.

A troca gera alguma multa com a Receita?

Não. A Receita Federal não é avisada da troca de contador e não há taxa ou multa por isso. O que gera multa é obrigação não entregue no período de transição, e é exatamente o que a conferência evita.

Pensando em trocar? Veja o processo completo na nossa página inicial ou fale direto com a gente pela página de contato.