Contabilidade para e-commerce: os pontos que mais geram cobrança

Vender pela internet parece simples do lado do cliente: um clique, um pagamento, uma entrega. Do lado fiscal, cada venda mexe com nota fiscal, imposto estadual, imposto do estado de destino, repasse do marketplace e estoque. Quando essas peças não conversam, o erro aparece meses depois, em forma de cobrança.

Este texto passa pelos pontos que mais geram problema na contabilidade de uma loja virtual.

Nota fiscal em toda venda, inclusive no marketplace

O marketplace intermedeia a venda, mas quem vende é a sua empresa. A nota fiscal é obrigação sua em cada pedido. Vários marketplaces já bloqueiam o repasse quando a nota não é informada, e os estados cruzam os dados que os intermediadores enviam com as notas emitidas.

Venda sem nota não é economia: é imposto devido acumulando multa.

Conciliação: o repasse não é a venda

O valor que cai na conta raramente é o valor da venda. Dele saem comissão, tarifa de frete, antecipação, estorno e chargeback (contestação da compra no cartão). O imposto, porém, incide sobre o valor da nota. Por isso a contabilidade de um e-commerce precisa conciliar três coisas:

1. as notas emitidas;
2. o relatório de vendas de cada canal;
3. os repasses que efetivamente entraram no banco.

Sem essa conciliação, é comum a loja achar que teve lucro quando teve prejuízo, ou pagar imposto sobre vendas que foram canceladas.

ICMS e vendas para outros estados

O ICMS (Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços) é estadual. Quando você vende para um consumidor final de outro estado, parte do imposto vai para o estado de destino. Essa parte é o DIFAL, a diferença entre a alíquota interna do estado de destino e a alíquota interestadual.

A forma de recolher varia conforme o regime da loja, o tipo de produto e o comprador. Em alguns casos o recolhimento é feito por guia avulsa a cada venda. Em outros, compensa ter inscrição estadual no estado de destino. É um dos pontos que mais geram cobrança indevida e, ao mesmo tempo, recolhimento a menor sem que a loja perceba.

Substituição tributária

Em vários produtos, o ICMS de toda a cadeia já foi recolhido pelo fornecedor, na origem. É a substituição tributária. Se a loja recolher de novo na venda, paga duas vezes sobre o mesmo produto. Conferir as notas de entrada, produto por produto, é o que separa a loja que paga o imposto certo da que paga em dobro sem saber.

Devoluções e trocas

O Código de Defesa do Consumidor garante ao comprador online o direito de desistir da compra em até sete dias. Cada devolução precisa de nota fiscal de entrada, para que o imposto pago na venda seja recuperado. Sem essa nota, a loja devolve o dinheiro e fica com o imposto pago.

Estoque contábil

O estoque do sistema da loja, o estoque físico e o estoque contábil precisam bater. Diferença de estoque é a forma mais comum de perda passar despercebida, e numa fiscalização vira presunção de venda sem nota.

Simples Nacional ou Lucro Presumido?

A maioria das lojas começa no Simples Nacional, e faz sentido. Conforme o faturamento cresce, o mix de produtos e a proporção de vendas para outros estados mudam a conta. A escolha do regime é feita no início de cada ano e vale para o ano inteiro, então a comparação precisa acontecer antes de janeiro.

Perguntas rápidas

Dropshipping tem tratamento fiscal diferente?

Tem. A operação envolve notas em etapas diferentes e precisa estar desenhada na contabilidade do jeito que acontece na prática. É um ponto em que muita loja se complica.

As taxas do marketplace são dedutíveis?

No Simples Nacional e no Lucro Presumido, o imposto incide sobre o faturamento, então as taxas não reduzem a base. Elas reduzem o lucro, e por isso precisam estar na conta de margem de cada canal.

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