Fator R: o número que decide o anexo da sua empresa no Simples

Duas empresas de serviço com o mesmo faturamento, no mesmo município, as duas no Simples Nacional, podem pagar alíquotas muito diferentes. Em boa parte dos casos, a explicação é uma conta simples que quase ninguém acompanha mês a mês: o fator R.

O que é o fator R

O fator R é a relação entre a folha de pagamento e o faturamento da empresa nos últimos doze meses:

Fator R = folha de salários dos últimos 12 meses ÷ receita bruta dos últimos 12 meses

Na folha entram salários, pró-labore dos sócios, a contribuição previdenciária da empresa e o FGTS (Fundo de Garantia do Tempo de Serviço). Na receita entra todo o faturamento do período.

Por que ele importa

Uma lista de atividades de serviço, no Simples Nacional, pode ser tributada em dois anexos diferentes:

• Anexo III, com alíquota nominal que começa em 6%, quando o fator R é igual ou maior que 28%;
• Anexo V, com alíquota nominal que começa em 15,5%, quando o fator R fica abaixo de 28%.

Estão nessa regra, entre outras, atividades como desenvolvimento de software, consultoria, engenharia, arquitetura, medicina, odontologia, publicidade e diversos serviços intelectuais. O anexo é definido mês a mês, com base nos doze meses anteriores.

O que fazer com essa informação

Quando uma empresa está perto dos 28%, pequenos ajustes na folha mudam o anexo. O ajuste mais comum é revisar o pró-labore dos sócios, que conta como folha.

Só que aumentar o pró-labore tem custo. Sobre ele incidem o INSS do sócio, de 11% até o teto da Previdência, e o imposto de renda da pessoa física pela tabela progressiva. A decisão certa sai da comparação entre três números:

1. quanto a empresa paga hoje no anexo em que está;
2. quanto passaria a pagar no outro anexo;
3. quanto custa, em INSS e imposto de renda, o aumento de pró-labore necessário para chegar lá.

Em muitas empresas de serviço a conta fecha a favor do ajuste. Em outras, não. O que não faz sentido é deixar o anexo ser decidido por acaso.

Os erros mais comuns

Olhar só um mês

O fator R usa doze meses. Um mês de folha alta não muda o anexo se os outros onze foram baixos. O planejamento precisa ser contínuo.

Esquecer do pró-labore

Empresas sem funcionários e com sócios que retiram tudo como distribuição de lucros costumam ter fator R zero. Além de cair no anexo V, ficam expostas a questionamento previdenciário, porque o sócio que trabalha na empresa deve ter pró-labore.

Confundir anexo com faixa

Anexo e faixa de faturamento são coisas diferentes. A faixa sobe conforme o faturamento cresce, dentro de cada anexo. O fator R decide o anexo; o faturamento decide a faixa.

Perguntas rápidas

MEI tem fator R?

Não. O MEI (microempreendedor individual) paga um valor fixo mensal. O fator R só existe para empresas no Simples Nacional fora do MEI.

Estagiário e autônomo entram na folha do fator R?

Pagamentos a autônomos, sobre os quais há contribuição previdenciária, entram. Bolsa de estágio, em regra, não entra, porque não é salário. Vale confirmar caso a caso.

Se a sua empresa presta serviço e você não sabe em qual anexo está, esse é o primeiro número que conferimos. Veja como atendemos empresas de serviços e tecnologia.